"신청서만 내면 되는 거 아닌가요?" 해외 전시회를 처음 준비하시는 분들께 자주 듣는 질문입니다. 솔직히 말씀드리면, 부스 신청서는 시작일 뿐입니다. 오늘은 저희가 실무에서 마주하는 전시회 참가 행정의 실제 모습을 있는 그대로 보여 드리려 합니다. 겁을 드리려는 게 아니라, 일정을 계획하실 때 이 분량을 미리 아셔야 하기 때문입니다.
서류는 한 장이 아니라 한 묶음입니다
전시회 하나에 참가하기까지 통상 이런 서류들이 오갑니다. 부스 신청서와 계약서, 전시품 목록 신고, 부스 내 전기·급수·인터넷 등 설비 신청, 배상책임보험 가입 증빙, 전시품 운송과 통관 서류, 출입증과 초청장 신청, 그리고 나라에 따라 비자 서류까지. 항목 하나하나는 어렵지 않아 보여도, 각각 양식과 마감일과 제출처가 다릅니다.
나라마다 규정이 다릅니다
같은 서류라도 개최국이 바뀌면 요구 수준이 달라집니다. 예를 들어 독일을 비롯한 유럽 전시장은 부스 구조물과 전기 설비의 안전 규정이 엄격해서 사전 승인 서류가 상세하고, 미국은 전압 체계가 달라 전시 장비의 사양 확인부터 다시 해야 합니다. 중동은 통관과 제품 라벨 요건에서, 중국은 인증과 전시품 반출입 절차에서 변수가 많은 편입니다.
전시품이 식품, 화장품, 의료기기처럼 규제 품목이라면 여기에 해당 시장의 인허가 요건이 더해집니다. "다른 나라 전시회에서는 문제없었는데"라는 경험이 다음 전시회에서는 통하지 않는 이유입니다.
같은 나라여도 주최사마다 또 다릅니다
더 까다로운 부분은 주최사별 차이입니다. 마감일 체계부터 다릅니다. 어떤 주최사는 얼리버드 할인과 정상 마감, 최종 마감을 나눠 운영하고, 마감을 넘기면 같은 서비스에 할증 요금을 물립니다. 부스 시공이나 전기 공사를 주최사가 지정한 업체(official contractor)를 통해서만 진행하도록 정해 둔 전시회도 많아서, 이를 모르고 준비하면 계획이 통째로 어긋나기도 합니다.
신청 포털도 제각각입니다. 서류를 이메일로 받는 곳, 자체 온라인 포털에만 올리게 하는 곳, 포털 계정을 부스 계약 후에야 발급해 주는 곳. 안내문은 대부분 영어 또는 현지어이고, 분량이 수십 페이지에 이르는 참가자 매뉴얼(exhibitor manual)을 읽고 필요한 항목을 골라내는 것 자체가 일입니다.
담당자 한 명이 본업과 병행하기 어려운 이유
이 모든 항목에는 각자의 마감일이 있습니다. 하나를 놓치면 할증 요금이 붙거나, 서류가 반려되어 다시 처음부터 진행해야 하거나, 최악의 경우 현장에서 전시품을 세우지 못하는 상황이 생깁니다. 문제는 이 업무를 맡는 분이 대개 전담 인력이 아니라, 영업이나 마케팅 본업 위에 전시회 준비를 얹어서 하고 계신다는 점입니다.
그래서 저희 같은 전시회 지원 서비스가 존재합니다. 참가 결정부터 서류, 마감 관리까지 저희가 챙기고, 기업은 제품과 미팅 준비에 집중하시는 구조입니다. 물론 직접 진행하셔도 됩니다. 다만 그 경우에도 최소 6개월 전에는 참가자 매뉴얼을 확보해서 마감일부터 달력에 옮겨 두시길, 그것 하나만은 꼭 당부드리고 싶습니다.
준비하시는 전시회가 있다면, 어떤 서류와 마감이 기다리고 있는지 무료로 함께 점검해 드리고 있으니 부담 없이 문의해 주세요.
