전시회 준비에서 가장 위험한 말은 "아직 시간 많이 남았네"입니다. 앞선 글에서 말씀드렸듯 참가 행정은 마감일의 연속이라, 시간 순서대로 정리된 목록이 있으면 실수가 크게 줄어듭니다. 저희가 실무에서 쓰는 타임라인을 기업 담당자 기준으로 옮겨 보았습니다. 전시회마다 세부는 다르니, 이 글을 뼈대 삼아 참가하시는 전시회의 매뉴얼로 살을 붙여 주세요.
6개월 이상 전 — 방향을 정하는 시기
- 전시회 선정: 우리 제품의 목표 시장과 전시회의 참관객 성격이 맞는지 확인 (지난 회차 참가기업·참관객 통계 확인)
- 부스 신청과 계약: 좋은 위치는 일찍 마감됩니다. 얼리버드 요금 기한도 함께 확인
- 정부·지자체 지원사업 확인: 대부분 참가 전년도 말~당해 초에 모집이 시작되므로 가장 먼저 챙겨야 하는 항목
- 예산 수립: 부스비 외에 운송, 항공·숙박, 제작물, 현지 경비까지 포함한 총액 기준
3개월 전 — 실무가 시작되는 시기
- 참가자 매뉴얼 정독 후 서류별 마감일 정리 (전기·설비 신청, 보험, 출입증 등)
- 항공·숙박 예약: 대형 전시회 기간에는 인근 숙소 요금이 크게 오르므로 서두르는 편이 좋습니다
- 전시품 확정과 운송 방식 결정 (해상/항공, 통관 서류 준비 시작)
- 영문 카탈로그·소개 자료 제작 착수
- 사전 비즈매칭 시작: 참가기업·바이어 분석과 미팅 제안은 이 시점부터
1개월 전 — 확정의 시기
- 전시품 발송과 통관 진행 상황 확인
- 미팅 일정표 확정: 개막 전 마지막 리마인드 연락
- 현장 운영 계획: 부스 근무 배치, 리드 기록 양식, 샘플·판촉물 수량
- 비자·출장 서류 최종 점검
현장에서 — 3일의 밀도
현장에서는 미팅 소화와 기록이 전부라고 해도 지나치지 않습니다. 매일 저녁 그날의 미팅 기록을 정리하고, 급한 후속 요청(자료 송부 등)은 현장에서 바로 처리하는 것이 좋습니다. 마지막 날 철수 시간과 전시품 반출 절차는 미리 확인해 두세요. 전시장마다 반출 승인 절차가 달라 마지막 날 오후가 의외로 분주합니다.
귀국 후 — 정산과 팔로우업
이 목록을 보시고 "우리 회사 인력으로 가능할까" 싶으시다면, 그 판단 자체가 이 글의 가장 큰 수확일 수 있습니다. 전부 직접 하실 필요는 없습니다. 어디까지 내부에서 하고 어디부터 맡길지 선을 긋는 것도 준비의 일부입니다.
- 지원사업 정산: 증빙 서류(계약서, 인보이스, 결과 보고)는 요구 양식이 정해져 있으니 현지에서부터 모아 두어야 합니다
- 리드 분류와 팔로우업 메일 발송 (귀국 후 일주일 이내 권장)
- 내부 결과 정리: 미팅 수, 유효 리드, 비용 대비 성과 — 다음 전시회 판단의 기준이 됩니다
