사전 미팅 약속을 잡는 데 성공하셨다면 절반은 오신 셈입니다. 그런데 현장에서 지켜보면, 어렵게 만든 30분을 회사 소개 슬라이드를 넘기는 데 다 쓰고 정작 다음 단계 약속 없이 끝내는 미팅이 적지 않습니다. 이번 글에서는 저희가 현장에서 검증한 미팅 준비의 기본기를 정리해 드립니다.
30분 미팅의 시간 배분부터 설계하세요
전시회 미팅은 대부분 30분 안팎입니다. 이 시간을 어떻게 쓸지 미리 설계해 두지 않으면 회사 소개만 하다 끝나기 쉽습니다. 저희가 권해 드리는 배분은 이렇습니다.
- 처음 5분 — 인사와 짧은 회사 소개. 소개는 "우리가 누구인가"보다 "우리가 어떤 문제를 해결하는가"로.
- 다음 10분 — 상대의 이야기를 듣는 시간. 어떤 제품을 찾고 있는지, 현재 공급처의 아쉬운 점은 무엇인지 질문합니다.
- 다음 10분 — 들은 내용에 맞춰 우리 제품을 제안합니다. 준비한 것을 다 보여 주는 게 아니라, 상대의 니즈에 닿는 것만 보여 줍니다.
- 마지막 5분 — 다음 단계 확정. 견적 송부, 샘플 발송, 화상 미팅 등 구체적인 후속 약속을 날짜와 함께 정합니다.
준비물 체크리스트
미팅에서 신뢰는 준비된 답변에서 나옵니다. 특히 가격과 거래 조건 질문에 "돌아가서 확인해 보겠습니다"가 반복되면 대화의 흐름이 끊깁니다. 최소한 아래 항목은 미리 준비해 가시길 권합니다.
- 한 장짜리 영문 회사·제품 소개서 (상세 카탈로그와 별도로, 미팅 후 남길 요약본)
- MOQ(최소 주문 수량), 납기, 결제 조건에 대한 답변 기준
- FOB/CIF 등 조건별 가격 구조 — 즉답이 어렵다면 회신 기한이라도 명확히
- 샘플 또는 시연 영상 (부피가 큰 제품이라면 태블릿에 영상 준비)
- 인증·시험성적서 사본 (상대 시장에서 요구되는 것 위주)
- 미팅 기록용 노트 — 명함 뒤에 메모하는 것보다 양식을 만들어 가시면 좋습니다
태도가 기억을 남깁니다
하루에 수십 개 부스를 도는 바이어에게 우리 회사는 여러 후보 중 하나입니다. 제품 스펙은 카탈로그에 남지만, 함께 일하고 싶은 회사라는 인상은 태도에서 남습니다.
몇 가지만 꼽자면 이렇습니다. 약속 시간은 반드시 지키고, 늦어질 것 같으면 미리 연락합니다. 상대의 질문에 과장으로 답하지 않습니다. 지금 안 되는 것은 안 된다고 말하고, 대신 언제까지 가능하게 만들 수 있는지를 말합니다. 그리고 상대의 말을 끊지 않고 끝까지 듣습니다. 당연한 이야기 같지만, 통역을 사이에 두거나 긴장한 상태에서는 의외로 지켜지지 않는 것들입니다.
영어가 유창하지 않은 것은 생각만큼 큰 문제가 아닙니다. 준비된 자료와 정확한 숫자가 유창한 말보다 신뢰를 줍니다. 다만 핵심 문장 몇 개 — 회사 소개 한 문단, 자주 받는 질문에 대한 답 — 는 입에 붙을 때까지 연습해 가시길 권합니다.
미팅 직후 10분이 팔로우업의 절반입니다
미팅이 끝나면 그 자리에서, 늦어도 그날 저녁에 기록을 남기세요. 상대가 관심을 보인 제품, 약속한 후속 조치, 다음 연락 기한. 사흘간 미팅이 쌓이면 기억은 반드시 섞입니다. 이 기록이 있어야 귀국 후 팔로우업 메일이 "어제 만난 그 회사"의 온도로 쓰입니다.
팔로우업 단계의 구체적인 방법은 별도의 글로 정리해 두었으니 함께 읽어 보시면 좋겠습니다.
